In dit artikel vind je 13 praktische tips die je vandaag nog kunt toepassen. In de digitale wereld ervaren veel ondernemers en teams constante druk op hun tijd. Gelukkig is er veel winst te behalen met de juiste strategieën. Met behulp van 13 praktische tips kun je je productiviteit verhogen, je focus terugkrijgen én beter samenwerken. Hieronder een overzicht dat direct toepasbaar is:
Een goede planning is het fundament van effectief tijdbeheer. Maak aan het begin van je week een overzicht van de belangrijkste taken en blokkeer vaste momenten om hieraan te werken. De eerste stap bij het efficiënter omgaan met je tijd is dat je bewust wordt van waar je op dit moment je tijd aan besteed. Begin je week met het plannen van je belangrijkste taken. Zo houd je overzicht en voorkom je dat je ad hoc moet reageren op nieuwe verzoeken.
Niet alles is even belangrijk. Je weet inmiddels waar je tijdvreters liggen, waar je winst te behalen is en hoeveel winst er te behalen is. Nadat je dit inzicht hebt is het van belang om verschillende plannen te gaan maken, een plan per dag, per week, per kwartaal en per jaar. Dit heeft als gevolg dat je een duidelijk doel voor ogen hebt, een doel waar je elke dag voor uit je bed komt. Focus op de taken die de meeste waarde opleveren. Dit zorgt ervoor dat je tijd en energie goed besteed worden.
Schrijf je taken op om het overzicht te bewaren en niets te vergeten. Een takenlijst zorgt voor overzicht en voorkomt dat belangrijke dingen blijven liggen. Combineer dit met een inzicht in je eigen rol (bijvoorbeeld via de Belbin test) om te bepalen welke taken je het beste zelf oppakt en welke je kunt delegeren. Deze tool helpt je om beter te begrijpen hoe jij en je collega’s samenwerken en hoe je het beste gebruikmaakt van elkaars talenten.
Veel mensen vinden het lastig om ‘nee’ te zeggen, maar het is essentieel om je focus te houden. Weet waar jouw grenzen liggen en wees bereid om verzoeken af te wijzen die niet bijdragen aan je doelen of niet passen bij jouw rol binnen het team.
Timeboxing is een bewezen techniek waarbij je je werk verdeelt in vaste blokken van bijvoorbeeld 25 minuten, afgewisseld met korte pauzes. Door dit af te stemmen op jouw persoonlijke energiepieken (die je via de Belbin test deels kunt herkennen) blijf je langer gefocust en productief.
Zorg voor een rustige werkplek en schakel notificaties uit. Afleiding kost onnodig veel tijd en zorgt voor verlies van concentratie.
Elke taak is anders, de ene taak is belangrijk, de ander urgent, etc. Het is belangrijk om onderscheid te maken in de taken om zo te prioriteren welke taken op dit moment het belangrijkst zijn om de lange termijn doelen te behalen. Door onderscheid te maken in je taken zal je je stressniveau enorm kunnen verlagen en daarnaast je productiviteit kunnen verhogen.
Effectief tijdmanagement gaat niet alleen over werken, maar ook over voldoende rust en ontspanning. Zorg ervoor dat je je energie op peil houdt en voorkom een burn-out. Leer jezelf daarnaast aan om vaker nee te zeggen, dit zal ervoor zorgen dat jij alleen aan taken gaat werken die prioriteit hebben en je je stressniveau verlaagt en je productiviteit verhoogt. Maak een selectief lijstje van maximaal 3 activiteiten die je echt moet doen.
Elk mens heeft een dagdeel dat zijn concentratie het hoogst ligt, voor de meeste mensen is dit in de ochtend. Verschillende onderzoeken tonen ook aan dat na het middageten en rond 2 uur je het minste concentratie hebt en een beetje slaperig wordt. Een goede tip is om de belangrijke taken die veel aandacht vergen het beste kunt uitvoeren in de tijden waar jij het meeste aandacht hebt. Zo rond je deze taak zo snel mogelijk af – in zo goed mogelijke kwaliteit.
Naast dat je je lastige taken bijvoorbeeld in de ochtend inplant is het ook heel handig om te werken in blokken. Je kunt gebruik maken van de pomodoro techniek, dit houd in dat je in blokken van 25 minuten werkt en daarna 5 minuten pauze neemt. Dit kun je voor 4 keer herhalen (2 uur), dan heb je een langere pauze nodig.
Als je aan taak moet werken die meer aandacht eist, dan is het aan te raden om in blokken van 50 minuten te werken en 10 minuten pauze te nemen.
Je hebt je mail waarin allerlei afspraken staan, daarnaast heb je nog een agenda, dan heb je nog een paar post-its op je muur hangen en je hebt nog je notities in je telefoon. Hoe zou het zijn als je al je afspraken, taken en to do’s op één georganiseerde en vertrouwde plek hebt?
Check je mail en je social media op een aantal vaste tijden op een dag, hierdoor behoud jij je focus op de belangrijke taken.
Ieder persoon heeft pauzes nodig, het is onmogelijk om de hele dag geconcentreerd te werken. Uit onderzoek is gebleken dat ons brein na een periode van 90 tot 120 minuten overschakelt naar een lager stadium van alertheid. Daarom is het belangrijk om pauzes te houden, maar wel ‘echte’ pauzes.
Neem dan contact op met ons!
Contact opnemen
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks nieuwe inzichten, praktijkverhalen en tools direct in je mailbox.
